Cómo calcular y seguir las horas de trabajo

Saber cómo calcular las horas de trabajo ayuda a hacer un seguimiento de la productividad, garantiza el cobro del salario correcto y propicia unas relaciones laborales positivas. Para las empresas de producción, es un requisito legal.

Esta guía te explicará seis pasos para que aprendas a calcular las horas trabajadas. Además, hablaremos de las formas de hacer un seguimiento de las horas extraordinarias.

Cómo calcular las horas de trabajo en 6 pasos

Sigue estas instrucciones para aprender cómo calcular las horas de trabajo, junto con ejemplos:

1. Establece las horas de inicio y fin

Tanto si utilizas una hoja de horas física como un programa informático, es importante que registres a qué hora empiezas y terminas de trabajar cada día. Por ejemplo, empiezas a trabajar a las 8 de la mañana y terminas a las 6:15 de la tarde.

2. Convierte las horas de trabajo en horas militares

Uno de los aspectos más confusos a la hora de calcular las horas trabajadas es la distinción entre am y pm. Por ello, te sugerimos utilizar la hora militar o el reloj de 24 horas para facilitar el proceso de resta. 

Al utilizar la hora militar, las horas de la mañana antes de la 1:00 pm se mantienen como están, pero a partir de las 1.00 pm, se añaden 12 horas. Así, las 8 am siguen siendo las 08:00, mientras que las 6:00 pm se convierten en las 18:00. No es necesario utilizar am y pm, ya que las horas de la mañana y de la tarde o de la noche serán diferentes. 

3. Resta la hora de inicio de la hora final

Para obtener el total de horas trabajadas, resta la hora a la que has iniciado y la hora a la que has terminado la jornada. Por ejemplo, si empezaste a trabajar a las 08:00 o las 8:00 am y terminaste a las 18:15 o las 6:15 pm, el cálculo sería:

18:15 - 08:00 = 10.15

En total, la jornada laboral fue de diez horas y quince minutos.

4. Resta las pausas no pagadas

Si te pagan por horas, resta el tiempo de descanso del total de horas trabajadas. Por ejemplo, si has hecho una pausa de una hora para comer, el cálculo sería:

10.15 - 1 = 9.15

Esto significa que ese día trabajaste 9 horas y 15 minutos.

Algunas compañías o puestos de autónomo pueden exigir una hoja de horas más detallada. Además de documentar el total de horas de pausa, es posible que tú o tu jefe tengas que anotar la hora exacta de las pausas.

Por lo general, las pausas no pagadas se indican como entradas y salidas dos veces a lo largo del día, las cuales debes añadir a los registros de horarios. Por ejemplo, un empleado hace una pausa no retribuida de 13.00 a 14.00 horas. 

5. Convierte los minutos a decimales

Una vez que hayas calculado el total de horas trabajadas, es hora de convertir la cantidad a un valor decimal. Esto asegura una multiplicación precisa con la tarifa horaria. También te ayuda a calcular las horas trabajadas por día.

Para convertir el tiempo en horas decimales, divide los minutos por 60. Por ejemplo:

15 / 60 = 0.25 o 9.25 horas

El resultado anterior muestra que has trabajado 9,25 horas.

6. Suma el total de horas del período de pago

Para calcular el salario bruto, suma todas las horas de trabajo diarias y multiplica el importe total por la tarifa horaria. Por último, multiplica por tu ciclo de pago, ya sea semanal, quincenal o mensual.

Por ejemplo, si trabajas 9,25 horas con una remuneración de 10€/hora que percibes semanalmente, entonces el cálculo sería:

9.25 x 10€ = 92.5€

92.5€ x 7 = 647.5€

Según estos cálculos, recibirás 92.5€/día o 647.5€/semana.

Cómo controlar las horas de trabajo

Además de calcular el número de horas trabajadas, hay que registrar el inicio, el final, la hora de entrada y salida y las horas extras.

Opciones de seguimiento de las horas de trabajo

Aquí seis métodos para hacer un seguimiento de las horas trabajadas:

Tarjetas de tiempo escritas a mano

Este método de lápiz y papel sigue siendo muy común para muchas personas y empresas. Puedes anotar todas las horas trabajadas en un documento y enviárselo a tu superior semanal o quincenalmente.

Sin embargo, este método es propenso al robo de tiempo, ya que es difícil garantizar la exactitud de las horas y minutos de trabajo notificados. Además, puede reducir la productividad, ya que tú u otro miembro del equipo deben comprobar manualmente estos documentos y calcular las horas trabajadas por el empleado.

Relojes mecánicos

Un reloj mecánico es un dispositivo que estampa la hora y la fecha en una tarjeta de fichar de papel. Para utilizarlo, introduce el papel en la máquina cuando llegues y salgas del trabajo.

Reloj electrónico

Este método funciona de forma similar al dispositivo anterior, salvo que no utiliza papel. Para utilizarlo, se toca la tarjeta del empleado en el sensor de la máquina, y ésta estampa una tarjeta de tiempo digital para registrar la fecha, la hora de inicio y la hora de finalización. Algunos relojes electrónicos requieren un PIN o una huella dactilar para registrar los datos.

Software de control del tiempo

Utilizar un software de control en ordenadores o dispositivos móviles es una forma moderna de calcular las horas trabajadas por los empleados. Una vez iniciada la sesión en el sistema y pulsado el botón para fichar a la entrada y a la salida, el servidor del sitio web registrará los datos.

La mayoría de los programas informáticos incluyen una opción de localización para garantizar que se registran las horas de inicio y fin del trabajo. Estos suelen recopilar y calcular las horas trabajadas por el empleado por período de pago. Algunos de los programas de control horario más conocidos son Nifty y Workday.

Hojas de cálculo

Microsoft Excel o Google Sheets son excelentes opciones para calcular las horas trabajadas por los empleados, especialmente para personas o equipos pequeños. Puedes crear una plantilla de hoja de horas con distintas fórmulas y personalizarla según tus necesidades.

Empresas de nóminas

Un trabajador autónomo puede cobrar distintas tarifas por distintos proyectos. De ahí que calcular las horas trabajadas y el salario pagado pueda resultar complicado, por no hablar de las directrices salariales y las leyes sobre horas extraordinarias que hay que cumplir.

Por ello, muchas empresas prefieren utilizar soluciones de nóminas para contabilizar las horas de trabajo y las nóminas de los empleados. Estos servicios suelen incluir el cálculo del tiempo dedicado al trabajo, el salario bruto, la compensación por horas extraordinarias y la deducción fiscal.

Seguimiento de las horas extraordinarias

Las horas extraordinarias son la duración del trabajo que excede de las horas normales. Su legislación varía según los países.

Por ejemplo, la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA) de EE.UU. establece que la remuneración de las horas extraordinarias es una vez y media las 40 horas semanales ordinarias. La normativa federal permite a las empresas dar más de lo acordado. A continuación la fórmula:

Retribución por hora x retribución por horas extraordinarias = retribución por horas extraordinarias

Por ejemplo, si el sueldo por hora es de 12€, multiplícalo por 1,5 para obtener la tarifa por horas extraordinarias. El cálculo sería:

12€ x 1.5 = 18€

Si ganas 12€/hora y trabajas 45 horas semanales, las horas extraordinarias serían cinco horas. Para calcular el salario, utiliza la tarifa estándar para las primeras 40 horas y, a continuación, añade el pago de las horas extraordinarias.

(12€ x 40) + (18€ x 5) = 480€ + 90€ = 570€

Según el resultado, recibirás 570€ semanales.

De acuerdo a la FLSA, las empresas también deben pagar las horas extraordinarias a los trabajadores a tiempo parcial que superen las 40 horas semanales.

Por otro lado, en la Unión Europea, el pago de horas extraordinarias está regulado por la Directiva 2003/88/CE del Parlamento Europeo y del Consejo. Esta directiva establece un límite máximo de 48 horas de trabajo por semana, con un máximo de 13 horas de trabajo por día.

Además, establece que las horas trabajadas por encima de las 48 horas deben ser consideradas horas extraordinarias y, por lo tanto, deben ser remuneradas de manera especial.

Conclusión

Calcular el número de horas trabajadas es importante para asegurarte de percibir la remuneración correcta. También es una buena forma de hacer un seguimiento de la productividad y fomentar un entorno de trabajo positivo.

Hay varios pasos cruciales para calcular las horas y minutos de trabajo. En primer lugar, hay que determinar las horas de inicio y finalización, luego restar la hora de entrada de la hora de salida y las pausas no remuneradas y, por último, sumar el número total de horas del periodo de pago. La forma más cómoda de realizar el seguimiento de las horas de trabajo es utilizar un software de control horario.

Esperamos que este artículo te haya ayudado a calcular el número de horas trabajadas. Si tienes alguna duda, háznosla saber en los comentarios.